Willhem finns idag på tio delmarknader runt om i landet och huvudkontoret ligger i Göteborg. Bolaget lägger stort fokus på att utveckla nya idéer inom service, fastighetsutveckling, hållbarhet och digitalisering med målet att bli ett av Sveriges mest nyskapande bostadsbolag. Projektportföljen hos Willhem omfattar omkring 1 500 projekt årligen och bolaget såg ett behov av att samla allt projektrelaterat arbete i ett system, i syfte att effektivisera projektverksamheten och öka avkastningen.
–Willhem använde tidigare främst Excelbaserade mallar och sammanställningar för projekt- och projektportföljshantering. Detta lämnade ett stort utrymme för inmatningsfel och den höga graden av manuell hantering gjorde att tidsåtgången blev hög samtidigt som det blev kvalitetsbrister. Vi såg även att spårbarheten i beslutskedjan kunde förbättras, berättar Christer Brattsell, Projektcontroller vid Willhem.
Efter noga övervägande av andra projektverktyg föll valet på Antura Projects och under våren 2015 påbörjades implementeringen. Konfiguration av systemet utfördes samtidigt som bolaget bollade idéer kring projektrelaterade processer med ansvarig projektledare från Antura.
–Samarbetet med Antura har flutit mycket bra både under uppstartsprocessen och under skarp drift. Vi har fått snabba svar och återkopplingar samtidigt som hinder på vägen har lösts på ett strukturerat och konstruktivt sätt, menar Christer Brattsell.
Ännu bara skrapat på ytan
Genom att samla alla projekt i Antura Projects får bolaget en god överblick över pågående insatser samt bättre underlag till beslut och prioriteringar.
–Nu vet projektledarna i organisationen var projekten ligger för beslut och beslutsgången har blivit både snabbare och tydligare. Enligt vår interna enkät upplever användarna att det numera är lättare att starta upp projekt samtidigt som beslut fattas snabbare. Willhem upplever också att vi, tack vare Antura, har blivit bättre på att följa de processer kring projekt som vi har på bolaget. Då Willhems projektportfölj måste nå en given direktavkastning är det viktigt att ha ett effektivt verktyg för uppföljning. Det upplever vi att vi har fått i och med Antura, säger Christer Brattsell.
Nästa steg är att fördjupa användandet av Antura Projects i verksamheten. Christer Brattsell ser potential i att effektivisera hanteringen av projektportföljen ytterligare:
–Vår interna enkät har visat på vilka delar av systemet vi önskar utveckla och vi har redan, tillsammans med Antura, initierat arbetet med att tillgodose användarnas önskemål. Vidare känner vi att vi nu, 8 månader efter att vi gick igång skarpt, ännu bara har skrapat på ytan till de möjligheter Antura Projects ger oss.