Omfattande förändringsarbete
Införandet av Antura innebär en djupgående förändringsresa för förvaltningarna
med fokus på att etablera en strukturerad projektstyrning, erbjuda
projektledarna ett heltäckande stöd och skapa en bättre balans mellan
administration och verksamhetsutveckling. Det inkluderar även att förbättra
uppföljningen av effektmål, standardisera arbetssätt och sprida best practice
till alla kommunens olika förvaltningar.
En central del av projektet var att integrera Antura med
kommunens ekonomisystem och personalsystem. Dessutom införs Single Sign-On
(SSO) för att förenkla användarhantering. Verktyget erbjuder nu också stöd för
dokumenthantering, projekttyper, mallar och styrande dokument, allt anpassat
för att möta deras specifika behov.
Fokus på nyckelfunktioner i Antura
Under den inledande fasen har kommunen implementerat flera av Anturas
nyckelfunktioner, bland annat:
Användarhantering och behörigheter för att säkerställa rätt åtkomstnivåer.
Projektmodeller och mallprojekt som främjar enhetliga och effektiva arbetssätt.
Dokumenthantering och tidplanering för att skapa struktur och tydlighet i projekten.
Ärende-
och riskhantering för att hantera utmaningar på ett proaktivt sätt.
Lägesrapportering och kostnadshantering som stöd för uppföljning och budgetering.
Tidrapportering för projektresurser och export av rapporterad tid till ekonomisystemet.
Stöd för externa samarbetspartners
En annan viktig del av implementeringen har varit att skapa förutsättningar för
ett smidigt samarbete med externa entreprenörer och samarbetspartners. Under de
intensiva månaderna av implementering utvecklades även en inloggningslösning
via Mobilt BankID för externa parter. Detta har bidragit till ökad effektivitet
och förbättrad dokumentkvalitet. Resultatet är inte bara bättre projektstyrning
utan också en betydande minskning av administration för externa aktörer. Dessutom
samlas samtliga åtgärder och uppgifter nu på ett strukturerat sätt i
Antura.
– Med Antura får vi både struktur och transparens i våra
projekt. Det innebär att vi kan följa upp projektens resultat och realisera
våra effektmål på ett helt nytt sätt, säger Anton Wistberg,
huvudprojektledare för införandet hos Ulricehamns kommun.
Fastighetsverksamheten har redan kommit igång
med Single Sign-On (SSO) och inloggning via Mobilt BankID för externa. I
samband med det var utfallsintegrationen också färdig och konfigurerad, samt
tidrapporteringen integrerad så att rapporterade timmar automatiskt överförs
till deras ekonomisystem. Implementeringen av dessa funktioner slutfördes på
mindre än tre månader – en imponerande prestation med tanke på den komplexa
kravbilden!
Nästa fas i implementationen, som kommer påbörjas under
året, innefattar ytterligare funktioner såsom resurshantering och
effekthantering.
– Vårt mål är att implementera verktyget brett i
organisationen, och vi ser redan nu möjligheterna att effektivisera för andra verksamheter i kommunen, säger Kajsa Leidek, utvecklingsledare på Ulricehamns kommun.
Ledningens stöd har varit avgörande
Ett starkt och tydligt ledarskap har visat sig vara en nyckelkomponent för
projektets framgång. Genom att engagera alla berörda parter, säkerställa att de
nya arbetssätten integreras i den dagliga verksamheten och integrerat Antura
med interna system har kommunen lagt grunden för en hållbar förändringsresa.
Detta har också stärkt organisationens förmåga att möta framtida utmaningar med
större förtroende och struktur.
– Antura är nu en central komponent i vårt arbete med att förbättra
projektstyrningen och skapa långsiktigt värde. Vi ser fram emot att fortsätta
utvecklas tillsammans med verktyget och nå nya höjder i vårt arbete, avslutar
Anton.
Antura tackar för det förtroende som Ulricehamns
kommun har visat och ser fram emot att fortsatt stödja både fastighetsverksamheten och plan- och exploateringsenheten i deras arbete.
– Med starkt ledningsstöd och ett tydligt verksamhetsfokus har Ulricehamns
kommun redan uppnått betydande framsteg i implementeringen. Det är inspirerande
att se engagemang och kompetens från hela organisationen, säger David
Spjuth, Senior Verksamhetskonsult och projektledare på Antura.