Peab är ett av Nordens
ledande bygg- och anläggningsföretag med verksamhet inom fyra samverkande
affärsområden; Bygg, Anläggning, Industri och Projektutveckling. Projektverksamheten inom respektive affärsområde och på koncernnivå
är betydande och omfattar ett stort antal medarbetare. Ett ökande behov av samordning och uppföljning
samt en befintlig verktygsuppsättning som behövde moderniseras, föranledde Peab att upprätta ett koncernövergripande
portföljkontor samt
utvärdera lämpliga projektverktyg på marknaden.
–Vi hade svårt att åstadkomma
bra sammanställningar genom våra Excellistor och PowerPoint-presentationer.
Rapporteringen kring våra interna projekt fungerande helt enkelt inte
tillfredsställande, konstaterar Johan Brantehag, PMO
Chef på Peabkoncernen och tillägger:–Vi är proffs på att
bygga hus och vägar men sämre på att driva interna projekt!
Användarvänlighet viktig del av kravbilden
Vid utvärderingen efterfrågades funktioner för planering, portföljhantering och uppföljning; det fanns ett stort behov av att visualisera framdriften av koncerngemensamma utvecklingsprojekt. Den nya verktyget skulle fungera som en samarbetsyta för
projektmedlemmar, varför en viktig del av kravbilden utgjordes av
användarvänlighet och möjligheten att successivt addera funktioner. Att inte
heller vara beroende av tredje part vid konfigurationer, ansågs betydelsefullt
vid valet av system. Antura Projects visade sig matcha de uppsatta kraven väl och verktyget
implementerades under våren 2018. Nu väntar utbildningstillfällen för portföljansvariga inom respektive affärsområde. Att övningarna har stark verksamhetskoppling bidrar till att deltagarna snabbt kommer igång i verktyget:
–Under utbildningen
arbetar vi i verkliga projekt, vilket underlättar för våra projektledare. Stödet
finns där från början och uppföljningen blir så mycket enklare, säger Johan Brantehag.
Funktioner väljs utifrån verksamhetens behov
Att implementera ett projektverktyg gradvis och växa allteftersom ger möjlighet att avgränsa och prioritera och framför allt; hantera systemet som det förändringsprojekt det är. Initialt har Peab valt att införa ett antal utvalda funktioner såsom aktivitets- och tidsplan, estimering av tid, budget,
utfall och prognoser. Även riskhantering, med stöd för att identifiera, värdera, hantera samt följa upp risker, nyttjas idag. Att projektmodellen PPS är helintegrerad i
systemet underlättar kommunikation och rapportering. I framtiden finns planer att addera ytterligare funktionalitet, i
takt med att verksamhetsbehoven ändras och projektmognaden ökar. Också antalet
användare inom organisationen väntas bli fler:
–Att samla all
projektrelaterad information på en plats innebär att vi lättare kan styra och
analysera utvecklingen av våra portföljer samt prioritera våra utvecklingsprojekt på ett
effektivt sätt. Rapporteringen bygger på att alla arbetar i verktyget, konstaterar Johan Brantehag.