Med 1 400 kurser, 190 utbildningsprogram och högkvalitativ
samt tvärvetenskaplig forskning är Göteborgs universitet ett av de mest
populära universiteten i Sverige. En växande projektverksamhet och behovet av
större enhetlighet utgjorde startskottet för en förändringsresa, med målet att
förbättra hanteringen av objekt samt projekt och aktiviteter relaterade till
dessa. En ny styrmodell för IT-system, projekt, processer och förvaltning utgjorde
ett steg på vägen. För att omsätta styrmodellen i praktiken fodrades dock
ytterligare en åtgärd:
–Ganska snart insåg
vi att den nya styrmodellen krävde ett IT-stöd för att projektledning,
portföljstyrning, kapacitetsplanering och tidrapportering skulle hanteras på
ett tillfredsställande sätt, berättar Sofie Hyllborn, IT-tjänsteansvarig
och Katrin Skepp, Sektionschef IT vid Göteborgs universitet.
Följaktligen
genomförde universitetet en utvärdering av
projektverktyg på
marknaden och kom då i kontakt med Antura. Sofie Hyllborn och
Katrin Skepp ingick båda i universitetets IT-projektgrupp, vilken förfogade
över en testmiljö i Antura Projects. Miljön konfigurerades i enlighet med
universitetets projektmodeller, PPS och portföljhantering, för att därefter fyllas med data.
Funktioner
relaterade till objekt- och projektstyrning, kapacitetsplanering och
kostnadshantering utvärderades noggrant. Bland annat önskades en bättre
helhetsbild över organisationens förvaltningsarbete, med syfte att på ett
effektivt sätt besluta om rätt satsningar och därmed få ut maximalt värde med
begränsade resurser. Möjligheterna till samarbete inom verksamheten och med
externa intressenter sattes också på prov, liksom praktisk hantering av
dokument och behörighetsstyrning av dessa.
Grundlig utvärdering
visade att Antura Projects uppfyllde kraven
Kontinuerlig dialog mellan Antura och projektgruppen
värdesattes av båda parter, bland annat arrangerades möten veckovis med syfte
att reda ut eventuella frågetecken som uppkommit längs vägen. Efter
testperioden kunde projektgruppen konstatera att Antura Projects uppfyllde de
högt ställda kraven.
–Att Antura Projects
kan användas som ett planeringsverktyg i projekt och förvaltning i kombination
med uppföljning av utfall och prognos bidrar starkt till att vi valde systemet.
Funktioner såsom lägesrapportering med risker och portföljaggregering ger goda
möjligheter till styrning av vår portfölj, fastslår Sofie Hyllborn och
Katrin Skepp.
Antura Projects implementerades sedermera gradvis och idag
finns universitetets alla gemensamma
IT-projekt att finna i systemet.
–I ett första steg
vill vi använda Antura Projects för att bättre styra vår portfölj och se att vi
arbetar med rätt saker. Idag arbetar vi med riskhantering, lägesrapportering
och ärendehantering genom Kanban, berättar Sören Ehrnberg, CIO vid
Göteborgs universitet.
En förändringsresa med höga ambitioner är nära nog i mål;
den nya styrmodellen är etablerad och IT-stödet för förbättrad hantering av portfölj samt projekt och förvaltning, är på plats. Nästa steg på vägen är att arbeta
med prioritering, effekthantering och simulering samt se över integrationer med
Agresso och Jira. Som en del i planen att bredda användandet ytterligare
implementeras nu Antura Projects också inom Fastighets- och serviceenheten vid
Göteborgs universitet.