Göteborg
Energi är Sveriges fjärde största energibolag. Under hösten 2019 drog Göteborg
Energi i gång en transformationsplan för att stå bättre rustade inför framtiden
där bland annat utvärdering av ett portfölj- och projektverktyg ingick.
Eftersom Göteborgs stad sedan tidigare använder Antura Projects så var det
naturligt att utvärdera om verktyget även skulle fungera för Göteborg Energi.
De startade med en pilotförstudie som pågick till juni 2021. Studien
resulterade i en väl genomarbetad rekommendation som tagit hänsyn till både
verksamhetskrav, informations- och IT-säkerhet, berörda processer och
informationsobjekt, komplexitet och projektmognad. Pilotförstudien föll väl ut
och beslutet att rulla ut Antura Projects på bred front inom organisationen
togs. Nu hanteras över 1300 projekt i verktyget.
Effektmålen
som Göteborg Energi vill uppnå genom att investera i ett koncerngemensamt
projektverktyg är minskad tid och påfrestningar för att sammanställa
information, ekonomisk besparing, effektivare projektverksamhet med möjlighet
att återge rätt projektinformation samt effektivare portföljstyrning.
− Vi behövde ett bolagsgemensamt enhetligt och
standardiserat sätt att administrera och följa upp våra projekt samt möjliggöra
en bättre prioritering av våra projektportföljer och initiativ. Bedömningen
efter pilotförstudien var att Antura Projects kunde hjälpa oss med det. Det har
varit roligt och lärorikt att få inblick i våra olika arbetssätt kring projekt
inom koncernen och sen se hur de kan effektiviseras med hjälp av ett
projektverktyg,
berättar Carina Davidsson, Projektledare på Göteborg Energi.
Det
bedömdes vara viktigt att snabbt komma i gång och arbeta i verktyget för att
kunna utvärdera vilka funktioner som var nödvändiga. Nu har över 200 personer
utbildats i Antura Projects, allt ifrån projektledare och projektägare till
chefer och koncernledning. De har också en projektstödsenhet med ”superusers”
som fungerar som en stödjande första linjens support och kommer arbeta vidare
med utvecklingen av kommande faser.
Antura
Projects integrerades även från start med Göteborg Energis affärssystem Unit4
(tidigare Agresso) och deras EAM-system (Enterprise
Asset Management). På så vis läses de olika projektens ekonomiska utfall
samt basinformation automatiskt in i Antura Projects.
− Vi ville snabbt komma i gång och arbeta med verktyget
samtidigt som Antura rekommenderade oss ett etappvist införande. Så vi startade
med de funktionerna i Antura Projects som vi ansåg vara mest prioriterade och
som innebar låg påverkan på processer och kringliggande system.
De
funktionerna i Antura Projects som infördes i första etapp är:
Portföljhantering
Projektmodellstöd
Tidplanering
Projektekonomi
Dokumenthantering
Ärendehantering
Riskhantering
Lägesrapportering
Rapporter
Diagram
& Dashboards
I och med
denna första etapp har Göteborg Energi fått ett systemstöd som möjliggör
övergripande visualisering och styrning av hela sin projektportfölj. Tidigare
krävdes det mycket handpåläggning då informationen ofta behövde hämtas och
sammanställas från olika IT-system. Inte sällan skiljde sig också informationen
åt mellan de olika systemen, varför mycket tid gick åt till felsökning. Det slipper
de nu med Antura Projects.
− Vi
har sedan länge haft en gemensam projektmodell och ekonomistyrning, men många
olika tillämpningar. Nu har vi ett ändamålsenligt och kompetent verktyg som
kommer hjälpa oss få ännu bättre kvalitet i den uppföljning som görs, och som
också stödjer det viktiga projekt- och portföljarbete som vi har framför oss
när staden växer.
I Antura Projects
hanteras projekt som innefattar en finansiering från 20 000 kr upp till
600 miljoner per projekt. Deras projektledare, projektägare och andra intressenter har genom verktyget
fått en transparens som de tidigare saknat. Genom att nu ha ett
koncerngemensamt system för projektledning och styrning finns det stora
möjligheter för dem att fortsätta utveckla sina arbetssätt inom området. När
mognaden och tiden är redo så kommer de utvärdera funktionerna för
effekthantering, simulering, resursplanering och tidrapportering.
− Vi kan
redan nu se att effektmålen är på god väg att uppnås. Några framgångsfaktorer
har varit att vi har tagit vara på leverantörens samt andra kunders
erfarenheter från tidigare införanden, att vi har jobbat nära slutanvändare och
huvudintressenter där vi löpande stämt av, detaljerat och itererat krav,
önskemål och behov. Vi har även haft en bred förankring inom hela bolaget för
detta införande, en tydlig målbild och ett engagerat team. Inte minst har vi
haft ett gott samarbete med Magnus och kollegorna på Antura som på ett
engagerat sätt hjälp oss att överföra våra processer och arbetssätt i verktyget
och stöttat oss i stort och smått, avslutar Carina Davidsson.
− Göteborg Energi är ett mycket spännande bolag som vi
är glada över att få samarbeta med och vi är imponerade över de positiva
effekter som man nu ser i verksamheten efter att de börjat jobba med Antura
Projects. Det skall också bli spännande att följa deras fortsatta utveckling i
takt med att de går vidare med implementeringen fullt ut, berättar Magnus Säfström,
Projektledare & Verksamhetskonsult på Antura.
För mer information vänligen kontakta:
Magnus Säfström, Senior
Projektledare & Verksamhetskonsult
E-post: magnus.safstrom@antura.se
Telefon: +46 (0)76 880 03 93